Guida alla fatturazione elettronica forfettari 2024 con la piattaforma dell'agenzia delle entrate

Indice dei contenuti

• Fattura elettronica forfettari: come funziona dal 2024

• Come fare una fattura elettronica attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate

  • Come accedere alla propria area personale e a "Fatture e corrispettivi"

• Compilazione della fattura elettronica

• Stato dell’invio della fattura elettronica

• Conclusioni

A partire dal 1° gennaio 2024, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutti, inclusi i forfettari che non superano i 25 mila euro di ricavi/compensi (precedentemente esonerati dall'obbligo), segnando un significativo passo avanti nell'adozione di processi digitali nel paese. Questo cambiamento è in linea con le tendenze più ampie verso la digitalizzazione in corso sia in Europa che in Italia.

Per prepararsi a questa transizione, è cruciale per i contribuenti adeguare i propri sistemi informatici e i software utilizzati per la gestione delle fatture, oltre che ricevere una formazione adeguata sulle procedure e gli strumenti per l'emissione e la gestione delle fatture elettroniche.

Fattura elettronica forfettari: come funziona dal 2024

Da gennaio 2024, i contribuenti in regime forfettario dovranno adeguarsi all'emissione delle fatture elettroniche. Ciò significa che tutti avranno bisogno di un software capace di generare un file in uno specifico formato richiesto dalla normativa, cioè il formato XML, e di trasmetterlo al destinatario tramite il Sistema d’Interscambio (SDI) dell’agenzia delle entrate. Detta così può sembrare una cosa da smanettoni, ma in realtà si tratta semplicemente di seguire alcune regole di compilazione e di premere il pulsante di invio al termine della procedura. Il software farà poi il resto del lavoro.

Per semplificare questo processo, l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione una piattaforma gratuita per l'emissione delle fatture elettroniche, ma chi preferisce un'alternativa a pagamento avrà la possibilità di acquistare un software direttamente online come ad esempio Aruba, Fatture in cloud e tanti altri.

Il vantaggio dei software di mercato rispetto a quello dell’Agenzia delle Entrate consiste principalmente nella maggiore facilità d’uso, nell’assistenza clienti e nella presenza di alcune funzionalità avanzate, tra cui la gestione di promemoria, la reportistica, e lo scadenziario per le fatture passive in scadenza. La piattaforma gratuita dell’Agenzia delle Entrate, invece, è adatta solo per volumi di fatturazione bassi, essendo totalmente basilare, meno automatizzata e un po’ più macchinosa.

Come spiegheremo nei prossimi paragrafi, nel momento della compilazione delle fatture elettroniche si dovranno sostanzialmente inserire gli stessi dati delle fatture cartacee, facendo però attenzione ad alcune particolarità.

Vediamo ora nel dettaglio come emettere una fattura elettronica per forfettari attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate.

Come fare una fattura elettronica attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate

L’agenzia delle entrate mette già a disposizione una guida completa alla fatturazione elettronica e ai servizi gratuiti offerti in questo ambito. Tuttavia, chi si trova a dover fare la prima fattura potrebbe sentirsi sopraffatto dalla marea di informazioni a disposizione, per cui proviamo insieme a snocciolare il percorso più semplice per creare una fattura elettronica.

Come prima cosa, prima ancora di iniziare con la compilazione delle fatture, è consigliabile effettuare l’adesione ai servizi di conservazione e di consultazione dati fatture. Questa procedura va fatta una sola volta e durerà per diversi anni fino alla scadenza o alla revoca. Attraverso queste due adesioni è possibile:

1. adempiere alla conservazione sostitutiva prevista dalla legge per tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio

2. consultare e scaricare facilmente tramite la piattaforma lo storico delle proprie fatture emesse e ricevute

In questo modo l’Agenzia delle Entrate effettuerà gratuitamente per te questi servizi fondamentali per la gestione della fatturazione elettronica. E’ possibile effettuare la procedura direttamente all’interno della propria area personale del sito dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione dedicata alla fatturazione elettronica (denominata Fatture e corrispettivi), nei menù “Fatturazione elettronica e conservazione” e “Fatture elettroniche e altri dati iva”.

Come accedere alla propria area personale e a "Fatture e corrispettivi"

Per accedere alla tua area personale puoi utilizzare comodamente le tue credenziali SPID (metodo consigliato), la carta d'identità elettronica (CIE), oppure un altro metodo riconosciuto dalla procedura.

Nota bene: l'agenzia delle entrate aggiorna periodicamente l'interfaccia della propria piattaforma, per cui alcune videate illustrate potrebbero variare nel corso del tempo, ma la logica resta sostanzialmente sempre la stessa.

Prima di tutto, visita il sito dell'Agenzia delle Entrate all'indirizzo https://www.agenziaentrate.gov.it/ e fai clic sulla sezione "Area Riservata" situata sulla destra.

A questo punto, ti verrà presentata la possibilità di accedere tramite diverse opzioni: SPID, CIE, CNS o Credenziali.

Scegli l'opzione che preferisci e inserisci i dati richiesti.

Per esempio, se opti per le credenziali SPID, clicca su "Entra con SPID". A quel punto vedrai un menu a tendina in cui dovrai selezionare l'ente con cui hai creato la tua identità digitale.

Seleziona l'ente corretto e inserisci il tuo nome utente e la password richiesti nella schermata successiva e clicca su “Entra con SPID” (in alternativa puoi inquadrare il QRcode nell’app dell’esercente da cui hai creato lo SPID per ridurre i passaggi).

In seguito, dovrai effettuare un'ulteriore verifica (livello 2 di sicurezza SPID) e scegliere se desideri ricevere una notifica sull'app dell'ente con cui hai creato l'identità digitale o inserire un codice temporaneo (OTP) generato dall'app o ricevuto sul tuo numero di cellulare.

Una volta autenticato con successo, sarai reindirizzato direttamente alla tua area personale su Fisconline, dove potrai accedere alla sezione “fatturazione elettronica” attraverso i servizi nei rettangoli in basso.

In alternativa, se l'interfaccia dovesse cambiare, basterà digitare "fatturazione elettronica" nella barra di ricerca dei "servizi" sempre presente all'interno dell'area riservata. In questo modo, potrai sempre arrivare nell'area relativa alla fatturazione elettronica.

Compilazione della fattura elettronica

Una volta fatto accesso nell’area personale dell’Agenzia delle Entrate si clicca nel riquadro “Fatturazione elettronica” nella parte bassa della schermata.

Successivamente occorre cliccare, nel riquadro a destra, su Accedi nella sezione “Fatture e corrispettivi” e continuare come "me stesso". All’interno di questa sezione c’è un ampio menù dove è possibile effettuare diverse operazioni utili. Per ora concentriamoci semplicemente sull’emissione delle fatture.

Per iniziare a compilare una fattura dovrai andare in “Fatturazione elettronica e conservazione” e dovrai cliccare su “Fattura ordinaria” sulla sinistra (è attualmente presente anche un’area dedicata alla fatturazione facilitata solo per i forfettari in basso a destra in “Generazione da template” ma non sappiamo se sarà sempre presente anche in futuro, perciò vale la pena imparare la procedura ordinaria che potrai sempre utilizzare).

A questo punto ti si presenterà una prima schermata già compilata con i tuoi dati anagrafici. Controlla che tutto ciò che è precompilato sia corretto e clicca sul tasto “vai al cliente”. A questo punto arriverai alla pagina dove dovrai inserire i dati del cliente:

• Partita IVA se si tratta di aziende oppure codice fiscale per clienti privati

• Denominazione (se si tratta di un ente, ad esempio una società), nome e cognome se si tratta di una persona fisica,

• Indirizzo, n. civico, cap, comune ecc.

• Codice destinatario (da chiedere al cliente destinatario). Per i clienti privati cittadini è sufficiente inserire sette zeri (0000000)

• La PEC destinatario viene inserita per le imprese che non possiedono un codice destinatario e vogliono ricevere le fatture via PEC.

Nella parte bassa della schermata ti viene data anche la possibilità di salvare i dati del cliente, in modo da velocizzare il procedimento per le fatture successive richiamando semplicemente il cliente dalla rubrica invece di reinserire a mano tutti i dati.

Una volta cliccato su Salva Cliente, si accede alla schermata successiva “Dati della fattura” cliccando il pulsante in basso a destra “Vai a dati della fattura” in cui si dovranno compilare:

• Tipo di documento: scegliere dal menù a tendina il tipo di fattura da emettere (es. fattura ordinaria, nota di credito o di debito, parcella, autofattura ecc.)

• Regime fiscale: in questo caso è possibile lasciare il campo vuoto

• Numero di documento: inserire il numero progressivo del documento che si sta emettendo (in base alle fatture emesse in precedenza)

• Data documento: occorre inserire la data di effettuazione dell’operazione. Per capire qual è la data di effettuazione dell’operazione rivolgiti al tuo commercialista di fiducia, poiché questa fiscalmente varia di caso in caso. Ricordati di trasmettere la fattura ordinaria sempre entro massimo 12 giorni dalla data del documento di cui al punto precedente;

• Scheda beni e servizi: cliccare su aggiungi (il simbolo del +) per entrare nella scheda in cui bisogna inserire:

  • Descrizione della prestazione

  • Quantità venduta

  • Prezzo unitario

  • Aliquota IVA: poiché il forfettario non applica l’IVA, va inserito sempre 0%

  • Natura: in caso di aliquota IVA 0%, è necessario specificare “il perché” non la si sta applicando. Per il forfettario, è necessario selezionare quasi sempre “Non soggette - altri casi”, salvo casi particolari come le operazioni con l’estero o le spese anticipate in nome e per conto del cliente.

• Nel caso in cui si debba fatturare più operazioni diverse, è possibile aggiungere più schede beni e servizi e ripetere l’inserimento dei dati per ogni prestazione.

Una volta inseriti i dati nelle schede beni e servizi è possibile confermarli e tornare alla schermata principale “dati della fattura” per proseguire la compilazione.

A questo punto è arrivato il momento di spuntare alcune caselle nel menù verticale laterale a destra intitolato “Altri dati” per attivare le maschere aggiuntive. In particolare si dovrà spuntare:

• Dati bollo: per le fatture che hanno un importo superiore a 77,47 è necessario indicare il bollo virtuale con SI e importo bollo pari a 2 euro. Quest’azione è necessaria poiché con la fatturazione elettronica non è più possibile applicare la vecchia marca da bollo, ma si liquiderà l’imposta di bollo trimestralmente.

• Dati cassa previdenziale: per i professionisti con cassa previdenziale (es. ingegneri, architetti ecc.) che devono addebitare il 4% in fattura è necessario selezionare il tipo cassa, l’aliquota della cassa (ad. es 4,00 per il 4%), l’importo del contributo della cassa (da calcolare a mano facendo 4% per il totale imponibile della fattura), l’imponibile su cui è stato calcolato il 4%. Come per i beni e servizi, sarà necessario compilare aliquota IVA 0% e natura “non soggette altri casi”.

• Causale: inserire la dicitura del regime forfettario. Ad esempio: OPERAZIONE NON SOGGETTA AD IVA E RITENUTA, EX L.190/2014 (ART. 1) E SUCCESSIVE MODIFICAZIONI (REGIME FORFETTARIO).

• Dati pagamento (non obbligatorio ma consigliato): compilare i dati obbligatori in giallo, i quali si riferiscono alle condizioni e alle modalità di pagamento adottate.

Compilare, infine, l’importo totale del documento in fondo alla pagina.

Una volta finita la compilazione della sezione “Dati della fattura”, si potrà cliccare su "Verifica dati" che ti porterà al riepilogo di tutti i dati inseriti prima di procedere con l'invio definitivo. A questo punto, una volta controllato il riepilogo, ti consiglio di cliccare su Salva XML, visualizza PDF (se vuoi inviare una copia di cortesia anche via mail al tuo cliente, obbligatorio per i privati cittadini), Sigilla e poi Invia.

Una volta cliccato su Invia, il sistema prenderà in carico la richiesta e sarà successivamente possibile verificare l’esito positivo o negativo. In caso ci fossero degli errori gravi, infatti, il sistema potrebbe anche procedere allo “scarto” del documento, il quale dovrà essere riemesso rimuovendo l’errore bloccante. Puoi monitorare lo stato dell’Invio sempre all’interno dell’area della fatturazione elettronica alla sezione “monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi”.

Stato dell’invio della fattura elettronica

Cosa succede una volta inviata la fattura allo SDI?

Se vuoi essere proprio sicuro che tutto sia andato a buon fine, dovresti andare in Fatture e corrispettivi ->Monitoraggio -> Ricevute file Fatture Elettroniche-> Fatture emesse e inserire i dati richiesti per trovarla. A questo punto ti potranno capitare 3 situazioni:

1. La fattura è stata CONSEGNATA, cioè il destinatario l'ha ricevuta correttamente.

2. La fattura è stata SCARTATA, cioè si considera NON EMESSA. I motivi possono essere diversi, per esempio perché il codice destinatario è errato, la P.IVA o il codice fiscale sono errati, alcuni caratteri non vengono riconosciuti nel file XML ecc. Cosa fare in questi casi? Ci sono 5 giorni di tempo dalla data dello scarto per poter riemettere e reinviare allo SDI la fattura con lo stesso numero e la stessa data.

3. MANCATA CONSEGNA: la mancata consegna non è tanto un tuo problema. Vuole semplicemente dire che il file è arrivato nel cassetto fiscale del cliente, il quale però non ne ha preso ancora visione. Questa cosa è perfettamente normale per i privati cittadini, i quali ricevono da te la copia di cortesia e non entrano quasi mai nel loro cassetto fiscale. Può risultare un problema invece per un cliente azienda/professionista. In ogni caso, ciò non significa che l’emissione non è andata a buon fine, per cui non sarà necessario riemettere la fattura. Per evitare questa situazione, inserisci sempre il codice SDI corretto del cliente in fase di compilazione.

Attenzione: lo stato dell’invio non compare subito dopo la trasmissione della fattura, ma potrebbe volerci del tempo. Potresti controllare direttamente il giorno successivo.

Conclusioni

La fatturazione elettronica per i forfettari nel 2024 rappresenta un passo significativo verso la modernizzazione e la semplificazione dei processi amministrativi, oltre che per garantire maggiore trasparenza e tracciabilità delle transazioni. È fondamentale familiarizzare subito con ogni fase del processo e utilizzare gli strumenti e le risorse disponibili per facilitare l'intero processo.

La piattaforma dell’agenzia delle entrate, come hai potuto constatare, non ha molti automatismi ed è un po’ macchinosa. Per questo motivo ti consiglio di scegliere un software di mercato spendendo tra i 50 e i 100 euro l’anno e investire un minimo sulla tua attività se emetti più di 1 o 2 fatture al mese o semplicemente il portale dell’Agenzia delle Entrate non ti piace affatto.

Infine tieni conto che la procedura descritta rappresenta un esempio generico di come funziona la fatturazione elettronica per un forfettario, ma per alcuni casi specifici potrebbero esserci delle particolarità. Per questo motivo ti consiglio di rivolgerti al commercialista almeno per la compilazione della prima fattura, in modo da capire se questa procedura necessita di adattamenti al tuo caso specifico.

Se hai difficoltà con la procedura, puoi provare a contattarmi prenotando un appuntamento e cercherò di darti una mano, magari illustrandoti anche qualche funzione utile e dandoti qualche consiglio per velocizzare la compilazione. Intanto, prova anche tu a sperimentare le varie funzioni presenti nel portale.